KI in der Verwaltung? So sieht konkrete Entlastung im Alltag aus
Akte stapeln sich, Anfragen bleiben liegen – und das Personal ist am Limit. Doch mit KI-Lösungen wie GovAI kann die Verwaltung endlich aufatmen: schneller, effizienter, menschlich.
„Wir kommen nicht mehr hinterher“ – Alltag in vielen Behörden
Herr Bremer leitet eine Stadtverwaltung mit 120.000 Einwohner:innen. Tausende Anträge landen jedes Jahr auf seinem Tisch – Wohngeld, Elterngeld, Baubescheide. Die Folge: Überstunden, Krankmeldungen, Frust bei Mitarbeitenden und Bürger:innen. Und Herr Bremer ist kein Einzelfall. Viele Kommunen stehen vor dem gleichen Problem: Die Aufgaben wachsen – das Personal nicht.
Was Bürger:innen erwarten – und was sie bekommen
Laut Bertelsmann Stiftung wünschen sich über 70 % der Bürger:innen eine schnellere Bearbeitung von Standardanträgen. Doch häufig dauert es Wochen: Rückfragen per Post, doppelte Bearbeitung, wenig Transparenz. Nicht, weil die Entscheidungen so schwierig wären – sondern weil der Verwaltungsapparat überlastet ist.
Der Flaschenhals: Dokumente, manuelle Bearbeitung, fehlende Tools
Ein Großteil der Bearbeitungszeit entfällt auf:
- Sichtung und Durchsicht von Dokumenten
- manuelles Tippen von Standardtexten
- Prüfung unvollständiger Unterlagen
Wiederkehrende Vorgänge blockieren viel Zeit – obwohl sie sich oft automatisieren ließen. Genau hier setzt KI an.
KI in der Praxis: Skepsis – und dann Überraschung
Frau Schneider, Sachbearbeiterin im Bürgerbüro, war anfangs skeptisch: „KI? Das passt doch nicht zu uns.“ Doch in einem Pilotprojekt testete sie GovAI, eine KI-gestützte Text- und Dokumentenhilfe – und war schnell überzeugt:
„Ich hätte nie gedacht, dass mir eine Software Vorschläge machen kann, die wirklich passen.“
GovAI schlägt vor – die Entscheidung bleibt beim Menschen. Das bedeutet: Entlastung ohne Kontrollverlust.
So hilft KI konkret
GovAI wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt. Typische Funktionen:
- Automatisierte Textvorschläge für Bescheide, Rückfragen und E-Mails
- Dokumentenverständnis: Relevante Inhalte werden erkannt und markiert
- Intelligente Hinweise: Fehlen Angaben oder sind unplausibel, wird dies sofort angezeigt
Ergebnis: Bis zu 70 % weniger Bearbeitungszeit bei Standardprozessen – in mehreren Pilotprojekten bestätigt.
„GovAI ist wie eine Kollegin, die mitdenkt“
Ein Projektleiter aus Niedersachsen beschreibt es so:
„Ich treffe die Entscheidung – aber GovAI bringt mich schneller dorthin.“
Der Einsatz zeigte: Die Mitarbeitenden fühlten sich spürbar entlastet, Bürger:innen erhielten schneller Rückmeldung – ganz ohne neues Personal oder komplexe Ausschreibungen.
Was GovAI besonders macht
- Entwickelt für die Verwaltung
- Hosting in Deutschland, DSGVO-konform
- Transparente KI – keine Blackbox
- Schnelle Integration in bestehende Fachverfahren
GovAI ist nicht nur ein Tool – es ist ein echter Unterstützer im Arbeitsalltag.
Fazit: Kein Hype – sondern Hilfe
GovAI entlastet Mitarbeitende, beschleunigt Prozesse und verbessert den Service für Bürger:innen.
Es ersetzt keine Menschen – es gibt ihnen wieder mehr Zeit für die Fälle, die wirklich zählen.